[Ratgeber] Was ist eigentlich eine Schatten-IT ?

Die Schatten-IT bezieht sich auf die Nutzung von IT-Tools, die nicht von der IT-Abteilung eines Unternehmens, sofern überhaupt eine vorhanden ist, genehmigt oder unterstützt werden. Dies kann von unautorisierten Cloud-Anwendungen bis hin zu persönlich genutzten Smartphones reichen.

Insbesondere für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) kann die Schatten-IT ein erhebliches Risiko darstellen. Dies liegt daran, dass IT-Abteilungen in KMUs oft begrenzte Ressourcen und Budgets haben, um die IT-Systeme des Unternehmens zu überwachen und zu sichern. Die Verwendung von Schatten-IT erhöht das Risiko von Datenverlust, Datenschutzverletzungen, internen Sicherheitsrisiken und sogar Cyberangriffen.

Darüber hinaus kann die Schatten-IT zu zusätzlichen Kosten und Aufwänden für Unternehmen führen. Die Verwaltung von Unternehmensdaten, die Nutzung von IT-Tools und die Schulung von Mitarbeitern müssen in Einklang mit den IT-Strategien und Richtlinien des Unternehmens, welche auch an gesetzliche Vorgaben gekoppelt sein können, erfolgen. Die Schatten-IT kann diese Kontrolle untergraben und zusätzliche Kosten für die IT-Abteilung und das Unternehmen als Ganzes verursachen und dazu noch mögliche Haftungsfallen auslösen.

Es ist wichtig, dass KMUs sicherstellen, dass alle IT-Tools und -Dienste sie verwenden, von der IT genehmigt sind und in Einklang mit den IT-Sicherheitsrichtlinien des Unternehmens sind. Eine sorgfältige Überwachung und Kontrolle der IT im Unternehmen ist entscheidend, um die Risiken und Kosten der Schatten-IT zu minimieren.

Wie kann man Schatten-IT bändigen?

Es gibt verschiedene Schritte, die Unternehmen ergreifen können, um die Schatten-IT in den Griff zu bekommen und die Risiken und Kosten zu minimieren:

1. Erstellung einer klaren IT-Richtlinie: Unternehmen sollten eine klare IT-Richtlinie erstellen und diese mit ihren Mitarbeitern teilen, um sicherzustellen, dass alle IT-Tools genehmigt sind und in Einklang mit den Sicherheitsrichtlinien des Unternehmens stehen.

2. Schulung der Mitarbeiter: Unternehmen sollten Schulungen für ihre Mitarbeiter anbieten, um sicherzustellen, dass sie verstehen, welche IT-Tools und -Dienste akzeptabel sind und wie sie diese sicher verwenden können.

3. Monitoring und Überwachung der IT-Systeme: Unternehmen sollten ihre IT-Systeme aktiv überwachen, um mögliche Schatten-IT-Implementierungen oder -Nutzungen zu identifizieren. Dadurch können sie potenzielle Risiken frühzeitig erkennen und verhindern.

4. Implementierung von Kontrollmechanismen und Tools: Unternehmen sollten Kontrollmechanismen und -Tools implementieren, wie z.B. Zugangskontrollen, Firewall-Regeln und Anti-Malware-Software, um sicherzustellen, dass nur autorisierte IT-Tools verwendet werden.

5. Zusammenarbeit mit der IT-Abteilung: Unternehmen sollten sicherstellen, dass ihre IT-Abteilung in alle Entscheidungen bezüglich der IT-Systeme des Unternehmens eingebunden ist. Dies umfasst auch die Implementierung und Verwaltung von neuen IT-Tools und -Diensten.

Durch die Umsetzung dieser Maßnahmen können Unternehmen die Schatten-IT kontrollieren und die damit verbundenen Risiken und Kosten minimieren.

Warum entstehen Schatten-IT in Organisationen und Unternehmen?

In KMUs entstehen Schatten-ITen, da sie oft über begrenzte Ressourcen und Budgets verfügen, um die Bedürfnisse ihrer IT-Infrastruktur zu erfüllen. Dies führt oft dazu, dass Mitarbeiter auf eigene Faust IT-Tools und -Services beschaffen und nutzen, die nicht von der IT-Abteilung genehmigt oder unterstützt werden.

Ein weiterer Grund für die Entstehung von Schatten-IT in KMUs ist, dass die interne Wahrnehmung über formale Genehmigungsprozesse negativ ausgeprägt sein kann, um neue IT-Tools oder -Dienste im Unternehmen zu implementieren. Mitarbeiter können dies als Hindernis empfinden und auf eigene Faust handeln, indem sie einfach ihre eigenen IT-Tools einsetzen.

Darüber hinaus kann der unkontrollierte Einsatz von Schatten-IT durch Mitarbeiter auch auf die geringe IT-Kompetenz der Unternehmen zurückzuführen sein, insbesondere wenn es keine klaren IT-Richtlinien oder Schulungen gibt, um die Mitarbeiter zu informieren.

Obwohl die Schatten-IT in KMUs eine große Herausforderung darstellt, können Unternehmen sich auf eine klare IT-Politik sowie auf Schulung und Überprüfung der IT-Systeme konzentrieren, um die Risiken und Kosten der Schatten-IT zu minimieren.

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